조직을 가장 빨리 알 수 있는 방법 중의 하나가 회의에 몇 번 참석해 보는 것이다. 그 이유는 회의를 하는 방식과 수준에는 그 회사의 모든 것이 녹아있기 때문이다. 많은 기업들이 회사 경쟁력 향상과 변화를 추구하면서도 정작 그 결과를 이끌어내는 회의 문화를 고칠 생각은 하지 않는다. 회의를 좋아하면 회의론자라는 말이 있다. 그만큼 직장에서 많은 회의가 이루어지고 있지만 회의(會議)를 왜 하는지, 무엇을 위한 것인지 회의(懷疑)를 느낄 때가 있다.
사례 1) 결론 없이 반복되는 회의
A식품회사 구상훈 팀장의 마음은 급하다. 경쟁회사가 기능을 완벽하게 바꾼 신제품을 개발하여 3개월 후 출시를 준비하고 있다는 정보를 습득했기 때문이다. 구 팀장은 급히 본부장 회의를 소집했지만, 회의는 정시보다 10여분 늦게 시작되었다. 영업본부장이 간략하게 소집 이유를 이야기하고, 구 팀장이 회사에 미치는 영향과 향후 대책에 대한 안을 제시하였다. 아무도 이야기를 하지 않고 침묵이 흘렀다.
구 팀장이 3개의 안을 제시했지만, 2~3분이 흐른 후, 비용 문제가 거론되고, 경쟁사가 이런 연구를 하고 있는 동안 무엇을 하고 있었냐는 질책성 질문이 쏟아졌다. 다시 30여 분의 회의가 흐른 후, CEO가 선약을 이유로 본부장들이 의사결정하여 최종 결과를 알려달라는 말을 남기고 자리를 비웠다. 본부장들을 각자 안을 마련하여 다시 모이기로 하고 회의를 마쳤다.
본부장들은 팀장들을 모아 회의를 했지만, 팀장들은 주제를 모르는 상태에서 참석했기 때문에 의견을 낼 수가 없었다. 본부장은 결국 기획팀장에게 안을 정리해 오라고 지시했다.
타 본부의 입장도 마찬가지였다. 매일 회의를 하고, 대안을 만들고, 수정을 계속했다. 팀장과 본부장의 일과는 전부 회의의 연속이다.
다음 주 월요일 경영 회의에서 각 본부의 안들이 발표되었지만, 전사적 입장보다는 각 본부의 입장만 있을 뿐이었다. 한 달이 지났지만 회의만 많았을 뿐 결정은 나지 않았고, 사안은 우선순위에 밀려버렸다. 3개월 후 경쟁사가 신제품을 출시하면서 시장의 반응이 뜨거웠고, 결국 이 회사는 또 대책회의를 한다.
사례 2) 아무 말도 안했는데, 수고 했다고 한다.
한은숙 과장은 갑자기 원가절감 회의에 대신 참가하라는 팀장의 지시에 급히 회의장으로 향했다. 회의 자료도 없었고, 브레인스토밍 방법으로 진행됐다. 아무도 이야기가 없자, 한 명씩 돌아가며 자신의 이야기를 하자고 한다. 그러나 1시간 가까이 원칙론적인 이야기가 오가며, 각자 절약방안을 마련하여 다음 주에 다시 만나자는 말을 뒤로하고 회의를 마쳤다.
한 과장이 팀장에게 회의에 갔다 왔다고 보고하니, 수고했다는 말이 돌아온다. 무슨 내용이었고, 어떤 결론이 났느냐고 묻지 않는다. 어떤 기여를 했느냐는 더더욱 아니다. 왜 참석하라고 했는지 의문이 들었다.
오후 3시가 되자, 팀장이 다시 사업부 팀장회의에 대신 참석하라고 한다. 매주 사업부 기획 팀장들이 모여 정보를 나누는 회의였다. 한 과장은 2시간동안 단 한마디도 하지 못했다. 사무실에 와서 다녀왔다고 하니 또 수고했다고 한다. 도대체 무엇을 수고했다는 말인지.
한 과장은 우리 회사의 회의에 대해 생각해 보았다. 3명 중 1명은 언제나 회의 중인 듯하다. 직원 10명 중 9명은 회의가 시간낭비라고 말하고 있다.
앞서가는 기업의 회의문화
이 사장은 김겸환 부장에게 회의의 문제점을 분석하고, 회의를 잘하는 10가지 비결을 도출하여 성과를 창출하는 회사를 만들라고 지시하였다. 김 부장은 여러 선진 회사를 벤치마킹하여 10가지의 문제점과 바람직한 회의 문화 10가지 비결을 도출하였다.
망해가는 회사의 회의 문제점 10가지
문제점 1. 회의 낭비가 많다 : 참석자가 20명 이상이며, 2시간 이상 회의한다.
문제점 2. 논의는 많지만 결론이 나지 않는 다.
문제점 3. 결정을 했지만, 누가 언제까지 실행한다는 계획이 없다.
문제점 4. 참석자가 참석이유를 모른다.
문제점 5. 사전 자료배포도 없고, 항상 늦게 시작된다.
문제점 6. 불필요한 사람이 참석하며, 실무자를 대동한다.
문제점 7. 불참자가 많다.
문제점 8. 주관자만 이야기하고 침묵으로 일관한다.
문제점 9. 진행자의 회의 진행 미숙으로 결론을 내지 못한다.
문제점10. 회의 중 한 이야기가 바로 회자되어 말한 사람이 난처하게 된다.
앞서가는 기업의 회의문화 10가지
비결 1. 회의 자료는 1매
비결 2. 최소 3시간 전, 회의 아젠더와 내용 전달
비결 3. 정시 참석, 정시 시작
비결 4. 종료시간 사전 공표
비결 5. 회의 COST 명시
비결 6. 꼭 필요한 참석 대상만 참여
비결 7. 회의 시작 전, 목적/ 토의 내용/ 바람직한 결과물 설명
비결 8. 회의 없는 날 운용
비결 9. 전원발언, 상호의견존중
비결10. 결론, 주관부서, 향후 일정 공유
김겸환 부장은 효율적인 회의의 10가지 비결은 누구나 다 알고 있다고 생각했다. 중요한 것은 이것의 실행이다. 그래서 김 부장이 주장한 것은 체크리스트다. 회의가 끝난 다음에 반드시 10가지 체크리스트를 점검하여 회의 효과성을 제출하도록 하였다. 이 체크리스트는 CEO가 참석하는 경영위원회부터 실시하였다.
그 결과, 1달 이내에 불필요한 회의와 참석하지 않아야 하는 사람의 참여를 지양하고, 명확한 결론 도출을 도출하는 등 회의가 개선되었다.
글 홍석환 KT&G HR혁신팀 상무보
